ERP dla sklepu internetowego

Sklep internetowy rośnie zwykle szybciej niż jego zaplecze. Najpierw wystarcza panel platformy i arkusz ze stanami. Potem dochodzi marketplace, drugi kurier, hurtownia z własnym plikiem cennika, zwroty. W pewnym momencie zespół więcej czasu spędza na uzgadnianiu danych między ekranami niż na sprzedaży. Organizację całej firmy opisuje strona dla sklepów internetowych.

Sygnały, że zaplecze nie nadąża

• Klient kupuje produkt, którego nie ma na półce, bo stan na marketplace nie zdążył się zaktualizować.
• Stany w panelu i w magazynie różnią się, a inwentaryzacja co miesiąc pokazuje inne braki.
• Zamówienia do dostawców powstają z pamięci albo po wyczerpaniu towaru.
• Zwrot oznacza ręczne poprawianie stanu, dokumentu i płatności w trzech miejscach.
• Nikt nie zna marży na produkcie po prowizjach, kosztach wysyłki i zwrotach.
• Księgowa dostaje co miesiąc pliki, które trzeba uzgadniać ręcznie.

Co obejmuje ERP w handlu internetowym

Obszar	Zadanie	Co się poprawia
Produkty	Jedna kartoteka dla wszystkich kanałów	Spójne nazwy, kody, warianty
Stany	Jeden stan, rozsyłany do sklepu i marketplace'ów	Mniej sprzedaży towaru, którego nie ma
Zamówienia	Wspólna kolejka z każdego kanału	Jedna lista do kompletacji
Magazyn	Lokalizacje, kompletacja, pakowanie, etykiety	Mniej pomyłek w paczkach
Zakupy	Podpowiedzi zamówień według sprzedaży i czasu dostawy	Mniej braków i zalegającego towaru
Zwroty i reklamacje	Jedna ścieżka: przyjęcie, ocena, stan, zwrot środków	Krótszy czas i mniej błędów
Finanse	Dokumenty sprzedaży, prowizje, koszty wysyłki	Marża na produkcie i kanale

Scenariusz: wyprzedaż, której nie było na półce

Scenariusz jest zmyślony. Sklep z akcesoriami dla zwierząt sprzedawał we własnym sklepie i na dwóch marketplace'ach. Stany aktualizował plik wysyłany raz na godzinę. W zwykłe dni to wystarczało.

W tygodniu promocji przed świętami jeden z popularnych produktów sprzedał się w ciągu czterdziestu minut w trzech kanałach jednocześnie. Sklep przyjął o kilkadziesiąt zamówień więcej, niż miał sztuk. Skończyło się anulowaniem, zwrotami płatności, obniżoną oceną sprzedawcy na marketplace i dwoma dniami pracy obsługi klienta w szczycie sezonu.

Właściciele nie wymienili platformy. Dodali warstwę, która trzyma jeden stan i aktualizuje kanały po każdej sprzedaży, a dla najszybciej rotujących produktów zostawia bufor bezpieczeństwa. Zamówienia ze wszystkich kanałów zaczęły trafiać do jednej kolejki kompletacji. Zakupy i marża na produkcie doszły po sezonie. Scenariusz pokazuje, że pierwszy krok dotyczył jednego problemu: wspólnego stanu.

Kolejność łączenia

1. Kartoteka produktów. Uporządkowane kody i warianty. Bez tego nic się nie połączy.
2. Jeden stan dla wszystkich kanałów.
3. Wspólna kolejka zamówień i kompletacja.
4. Zwroty w tym samym systemie.
5. Zakupy oparte na danych o sprzedaży.
6. Marża na produkcie i kanale, połączenie z księgowością.

Każdy krok powinien działać na co dzień, zanim zacznie się następny. Wdrożenie w szczycie sezonu jest proszeniem się o kłopoty, więc większe zmiany warto planować na spokojniejsze miesiące.

Gotowy system, moduły własne czy połączenie

• Gotowy system handlowo-magazynowy jest właściwym wyborem dla większości sklepów o typowym modelu.
• Moduł własny ma sens tam, gdzie sklep różni się od typowego: produkty konfigurowane, personalizacja, własna produkcja, subskrypcje, sprzedaż hurtowa z indywidualnymi cennikami.
• Automatyzacje wokół systemu zamykają luki: powiadomienia, obsługa wyjątków, raporty łączące dane z reklam i sprzedaży.

Co da się zautomatyzować bez wymiany narzędzi, opisuje strona automatyzacja w sklepie internetowym. O pracy z bazą klientów i powracającymi zamówieniami piszemy na stronie CRM dla sklepów internetowych.

Czego unikać

• Łączenia bałaganu. Zduplikowane produkty i niespójne kody trzeba posprzątać przed integracją.
• Zmiany wszystkiego przed sezonem.
• Liczenia marży bez prowizji i zwrotów. Wynik wygląda lepiej, niż jest.
• Polegania na jednej osobie, która „wie, jak to działa”. Integracje wymagają krótkiego opisu i opiekuna.

Kryteria wyboru między gotowym pakietem a budową po kawałku omawia porównanie ERP pudełkowy czy modułowy, a ogólne zasady przewodnik ERP dla firmy. Pozostałe tematy znajdziesz w bazie wiedzy.