Zapytanie ofertowe na system: jak je przygotować

Większość zapytań o system brzmi: „Potrzebujemy CRM, proszę o wycenę”. Na takie zdanie nie da się odpowiedzieć rzetelnie, więc wykonawcy odpowiadają cennikiem albo prośbą o spotkanie. Firma dostaje trzy nieporównywalne propozycje i wybiera po cenie lub sympatii. Kilka godzin przygotowania zmienia jakość całego procesu. Jak oceniać wykonawców, opisuje przewodnik wybór wykonawcy.

Opisuj problem, nie rozwiązanie

Zamiast	Lepiej
„Potrzebujemy modułu przypomnień SMS”	„Co tydzień kilka wizyt serwisowych nie dochodzi do skutku, bo klienci zapominają o terminie”
„System ma mieć integrację z pocztą”	„Ustalenia z klientami są w skrzynkach czterech osób i nikt poza nimi ich nie widzi”
„Chcemy dashboard dla zarządu”	„Właściciel nie wie bez dnia liczenia, które zlecenia z ostatniego kwartału przyniosły zysk”
„Potrzebny CRM w chmurze”	„Handlowcy pracują w terenie i muszą mieć dostęp do historii klienta z telefonu”

Opis problemu pozwala wykonawcy zaproponować rozwiązanie, o którym firma mogła nie pomyśleć, często prostsze i tańsze. Opis gotowego rozwiązania sprawia, że dostaje dokładnie to, o co poprosiła, nawet jeśli nie tego potrzebowała.

Co powinno znaleźć się w zapytaniu

1. O firmie. Czym się zajmuje, ile osób pracuje, ilu będzie użytkowników systemu.
2. Sytuacja obecna. Jak dziś wygląda obieg, którego dotyczy system, i z jakich narzędzi firma korzysta.
3. Problemy. Trzy do pięciu konkretnych, najlepiej z przykładem lub liczbą.
4. Oczekiwany efekt. Co ma się zmienić i po czym firma to pozna.
5. Zakres. Które obszary na pewno, które być może później, które nie.
6. Powiązania. Programy, z którymi system powinien wymieniać dane.
7. Dane. Co i skąd trzeba będzie przenieść.
8. Ograniczenia. Termin, budżet lub widełki, wymagania dotyczące bezpieczeństwa.
9. Czego oczekujesz w ofercie. Lista punktów, do których wykonawca ma się odnieść.
10. Przebieg wyboru. Termin odpowiedzi, osoba do kontaktu, kolejne kroki.

Wzór na dwie strony

Zapytanie ofertowe: system do obsługi [zapytań i zleceń]

1. Kim jesteśmy. [Nazwa] zajmuje się [czym] dla [kogo]. Pracuje u nas [liczba] osób, z systemu korzystałoby [liczba]: [role].

2. Jak pracujemy dziś. [Zapytania przychodzą przez formularz, telefon i polecenia. Zapisujemy je w arkuszu. Oferty powstają w edytorze tekstu. Zlecenia planujemy w kalendarzu. Faktury wystawiamy w programie X.]

3. Co nie działa. [Część zapytań zostaje bez odpowiedzi. Po wysłaniu oferty nikt nie przypomina się klientowi. Nie wiemy, skąd przychodzą klienci. Te same dane wpisujemy trzy razy.]

4. Co chcemy osiągnąć. [Każde zapytanie ma osobę i termin. Oferta powstaje w kwadrans. Właściciel widzi liczbę zapytań, ofert i zleceń według źródła.]

5. Zakres. Na pewno: [zapytania, oferty, przypomnienia]. Później: [harmonogram, rozliczenia]. Poza zakresem: [księgowość].

6. Powiązania i dane. [Formularz na stronie, poczta, program do faktur X. Do przeniesienia około 600 klientów z arkusza.]

7. Ograniczenia. Chcemy zacząć pracę w systemie do [data]. Zakładamy budżet w przedziale [od do] albo opłatę miesięczną do [kwota].

8. Prosimy, żeby oferta zawierała: proponowane rozwiązanie i uzasadnienie; etapy z terminami; cenę z podziałem na etapy i koszty po wdrożeniu; informację o prawach do systemu i danych; dwa przykłady podobnych realizacji z możliwością rozmowy z klientem; skład zespołu; czego potrzebują Państwo od nas.

9. Terminy. Odpowiedzi do [data]. Pytania i rozmowy: [osoba, kontakt]. Decyzja do [data].

Do kogo wysłać

• Wstępna lista. Polecenia od firm podobnej wielkości, wykonawcy z realizacjami w tej samej lub pokrewnej branży.
• Krótka weryfikacja. Czy firma pracuje z przedsiębiorstwami tej skali, czy pokazuje realne wdrożenia, kto faktycznie wykonuje pracę.
• Trzy do pięciu adresatów. Najlepiej o różnym podejściu: gotowe narzędzie z konfiguracją, system na miarę, model abonamentowy.

Kryteria wstępnej selekcji opisuje artykuł jak wybrać firmę wdrożeniową CRM.

Jak porównać odpowiedzi

Każdą ofertę warto wpisać do tej samej tabeli. Puste pole jest informacją: wykonawca nie odniósł się do punktu, o który proszono.

Kryterium	Pytanie pomocnicze
Zrozumienie problemu	Czy oferta odnosi się do naszych problemów, czy jest uniwersalną prezentacją?
Rozwiązanie	Co dokładnie powstanie i dlaczego tak?
Zakres pierwszego etapu	Co będzie działać po pierwszym miesiącu lub dwóch?
Cena całkowita	Wdrożenie plus trzy lata utrzymania, licencji i zmian
Model rozliczenia	Stała cena, czas pracy czy abonament? Co jest poza ceną?
Prawa i dane	Co zostaje u nas po zakończeniu współpracy?
Doświadczenie	Podobne realizacje, możliwość rozmowy z klientem
Zespół	Kto będzie z nami pracował na co dzień?
Wymagania wobec nas	Ile naszego czasu potrzeba i czyjego?
Pytania zadane przez wykonawcę	Czy dopytywał o naszą pracę, czy od razu wyceniał?

Cenę warto porównywać w perspektywie kilku lat, a nie na dzień uruchomienia. Niska opłata wdrożeniowa z wysokimi licencjami za użytkownika potrafi po trzech latach kosztować więcej niż droższa budowa bez opłat stałych. Różnice między modelami omawia porównanie abonament czy projekt jednorazowy, a orientacyjne poziomy cen tekst ile kosztuje CRM na miarę.

Przykład: trzy oferty na to samo zapytanie

Przykład jest zmyślony. Firma zajmująca się konserwacją dźwigów i urządzeń transportu bliskiego wysłała dwustronicowe zapytanie do czterech wykonawców. Odpowiedziało trzech.

Pierwszy przysłał w dwa dni cennik licencji i ogólną prezentację produktu, bez słowa o opisanych problemach. Drugi przysłał obszerną ofertę na rozbudowany system z dwunastoma modułami, wycenioną wysoko i z terminem ośmiu miesięcy. Trzeci najpierw poprosił o półgodzinną rozmowę, zadał kilkanaście pytań o to, jak wygląda zgłoszenie awarii i przegląd okresowy, po czym zaproponował dwa etapy: w pierwszym tylko rejestr zgłoszeń i protokoły w telefonie, w drugim harmonogram przeglądów.

Tabela porównawcza pokazała, że tylko trzecia oferta odnosiła się do wszystkich punktów z zapytania, w tym do praw do danych. Nie była najtańsza. Firma wybrała ją, bo jako jedyna opisywała, co będzie działać po sześciu tygodniach. Bez wspólnego zapytania trzy propozycje byłyby po prostu trzema różnymi kwotami.

Typowe błędy

• Zapytanie w jednym zdaniu.
• Lista funkcji przepisana z ulotki innego systemu.
• Brak informacji o budżecie i terminie.
• Wysyłka do kilkunastu firm.
• Brak osoby do kontaktu. Wykonawcy mają pytania i nie mają komu ich zadać.
• Porównywanie samych cen.
• Wybór przed rozmową z klientem referencyjnym.
• Pomijanie zespołu. Osoby, które będą pracować w systemie, powinny współtworzyć opis problemów.

Po wyborze

Zapytanie i wybrana oferta stają się punktem wyjścia do analizy i umowy. Na co zwrócić uwagę w samym dokumencie, opisuje artykuł umowa wdrożeniowa: na co zwrócić uwagę, a jakie pytania zadać w rozmowach tekst pytania do wykonawcy przed wdrożeniem. Kwestie własności omawia własność kodu i danych w systemie na zamówienie.

Co dalej

Jeśli chcesz najpierw omówić, jak opisać swój problem i jaki zakres ma sens na początek, zapraszamy na bezpłatną konsultację. Pozostałe przewodniki są w bazie wiedzy.