Systemy dla firm sprzątających i facility

Kontrakt stały i zlecenie jednorazowe

Firmy sprzątające mają dwa źródła przychodu. Pierwsze to kontrakty: biurowce, klatki schodowe, sklepy, hale, placówki medyczne. Sprzedaż trwa długo, często z wizją lokalną i przetargiem, a potem usługa biegnie miesiącami według harmonogramu. Drugie to zlecenia jednorazowe: sprzątanie po remoncie, mycie okien, pranie wykładzin. Tu liczy się szybka wycena i wolny termin.

Oba rodzaje pracy korzystają z tych samych ludzi i sprzętu. W usługach facility dochodzą jeszcze drobne naprawy, zieleń czy odśnieżanie, czyli kolejne ekipy do skoordynowania.

Gdzie firmy sprzątające tracą pieniądze

• Wycena od metra. Dwa biura o tej samej powierzchni wymagają zupełnie innego nakładu pracy.
• Grafik w arkuszu i komunikatorze. Zmiana jednej osoby wymaga pięciu telefonów.
• Nieobecność wykryta przez klienta. Firma dowiaduje się o braku pracownika z reklamacji.
• Godziny rozliczane z kartek. Listy obecności spływają po miesiącu i nie zgadzają się z grafikiem.
• Uwagi klienta giną. Zgłoszenie trafia do koordynatora na prywatny telefon i nie ma po nim śladu.
• Kontrakty bez przeglądu. Zakres rośnie o kolejne pomieszczenia, a stawka zostaje.

Sprzedaż: od wizji lokalnej do umowy

Zapytanie o stałą obsługę trafia na listę z terminem wizji lokalnej. Podczas wizyty handlowiec wpisuje w telefonie powierzchnie, rodzaje pomieszczeń i częstotliwość. System liczy z norm potrzebne godziny i koszt, a oferta powstaje z gotowego wzoru. Po jej wysłaniu zaplanowane są kolejne kontakty, bo decyzje o zmianie firmy sprzątającej zapadają powoli.

Zapytania o zlecenia jednorazowe mają krótszą ścieżkę: formularz z kilkoma pytaniami, wycena z cennika, propozycja terminu. Jak prowadzić obie ścieżki, opisuje przewodnik sprzedaż i obsługa zapytań.

Z czego składa się system

Moduł	Zastosowanie
Obiekty i kontrakty	Zakres prac, częstotliwość, wymagana obsada, stawka, osoby po stronie klienta
Grafik	Zmiany pracowników na obiektach, urlopy, zastępstwa
Obecność	Potwierdzenie wejścia i wyjścia w telefonie, alarm przy braku
Kontrole jakości	Listy kontrolne ze zdjęciami, oceny, trend dla obiektu
Zgłoszenia klientów	Uwagi i prośby dodatkowe z terminem reakcji
Środki i sprzęt	Zapotrzebowanie obiektów, wydania, koszt na kontrakt
Rozliczenia	Godziny do wypłat, faktury cykliczne, prace dodatkowe

Z grafiku i obecności powstaje rzeczywisty koszt pracy na obiekcie, a po zestawieniu ze stawką wynik kontraktu. Przy dużej rotacji przydają się też spisane instrukcje dla każdego obiektu, o czym piszemy w przewodniku procesy i SOP.

Szósta rano u koordynatora przed i po

Bez systemu koordynator budzi się z wiadomością, że ktoś nie przyjdzie. Przegląda listę kontaktów i dzwoni po kolei. Nie ma pewności, czy na pozostałych obiektach wszyscy są. W ciągu dnia jeździ między obiektami, a uwagi zapisuje w notatniku.

Z systemem zgłoszenie nieobecności od razu pokazuje dostępnych zastępców, a propozycja zmiany wychodzi wiadomością. O ustalonej godzinie koordynator widzi, na których obiektach praca się rozpoczęła. Kontrolę robi w telefonie, a uwagi trafiają do pracownika i do historii obiektu. Właściciel raz w tygodniu ogląda zestawienie godzin założonych i przepracowanych.

Automatyzacje, które działają w tej branży

• grafik wysyłany pracownikom wiadomością z przypomnieniem przed zmianą,
• alarm, gdy nikt nie potwierdził rozpoczęcia pracy na obiekcie,
• propozycja zastępstwa do osób z listy rezerwowej,
• potwierdzenie przyjęcia uwagi klienta i informacja o jej załatwieniu,
• comiesięczna faktura z kontraktu i pracami dodatkowymi,
• przypomnienie o przeglądzie stawek przed rocznicą umowy.

Rekrutacja i wdrażanie nowych osób to w tej branży proces ciągły. Jak go uporządkować, opisuje przewodnik zatrudnianie i delegowanie.

Pierwszy krok

Wybierzcie pięć największych kontraktów i porównajcie godziny założone w wycenie z faktycznie przepracowanymi w ostatnim miesiącu. Jeśli nie da się tego ustalić, pierwszym zadaniem jest rzetelne potwierdzanie obecności. Jeśli różnice są duże, trzeba wrócić do sposobu wyceny.

O budowie rozwiązań tego typu piszemy na stronie CRM i ERP na miarę, a wszystkie przewodniki zebraliśmy w bazie wiedzy. Zbliżoną organizację pracy w terenie mają firmy serwisowe.