Grafik i zlecenia w firmie sprzątającej

Firma sprzątająca pracuje w dziesiątkach miejsc jednocześnie, często wcześnie rano i wieczorem, gdy biura są puste. Pracownicy nie spotykają się z koordynatorem, a klient widzi tylko efekt. Jedna nieobecność, o której nikt nie wiedział, wystarcza, żeby rano administrator budynku zastał nieposprzątane biuro. Jak wygląda organizacja całej firmy, opisuje strona dla firm sprzątających i facility.

Co wyróżnia planowanie w tej branży

• Praca powtarzalna. Ten sam obiekt, te same godziny, ten sam zakres, dzień po dniu.
• Dużo krótkich zmian. Pracownik obsługuje dwa lub trzy obiekty dziennie.
• Rotacja i nieobecności. Częstsze niż w większości branż.
• Klucze, kody, karty dostępu. Bez nich zastępca nie wejdzie.
• Brak nadzoru na miejscu. Jakość sprawdza się wyrywkowo albo po reklamacji.
• Prace okresowe i dodatkowe. Nakładają się na stały rytm.
• Niska marża. Każda godzina ponad plan ma znaczenie.

Elementy dobrego grafiku

Element	Co zawiera	Po co
Stała obsada	Osoba lub brygada przypisana do obiektu i godzin	Znajomość obiektu, odpowiedzialność, zaufanie klienta
Zastępcy	Wskazana osoba dla każdego obiektu i rezerwa w rejonie	Szybka reakcja na nieobecność
Karta obiektu	Plan, zakres, dostęp, osoba kontaktowa, uwagi klienta	Zastępca wie, co robić
Potwierdzenie obecności	Wejście i wyjście zapisane w telefonie	Koordynator widzi brak, zanim zobaczy go klient
Kalendarz prac okresowych	Terminy, ekipa, sprzęt	Prace z umowy wykonane na czas
Kontrole	Zaplanowane wizyty z listą punktów	Jakość sprawdzana przed reklamacją
Godziny planowane i faktyczne	Na obiekt i na osobę	Rozliczenie i rentowność

Scenariusz: poniedziałek o siódmej

Scenariusz jest zmyślony. Firma sprzątająca z pięćdziesięcioma pracownikami obsługiwała trzydzieści kilka obiektów. Grafik prowadziła koordynatorka w arkuszu, a o nieobecnościach dowiadywała się z wiadomości wysyłanych o różnych porach na jej prywatny telefon.

W poniedziałek po długim weekendzie dwie pracownice nie przyszły do pracy. Jedna napisała w niedzielę późnym wieczorem, druga nie dała znać. Koordynatorka przeczytała wiadomość o szóstej trzydzieści. Na jeden obiekt znalazła zastępstwo. O drugim, przychodni otwieranej o siódmej trzydzieści, dowiedziała się z telefonu kierowniczki placówki, która zastała nieposprzątane gabinety i pełne kosze.

Firma zmieniła trzy rzeczy. Nieobecność zgłasza się pod jeden numer dyżurny, najpóźniej wieczorem dnia poprzedniego, a zgłoszenia nagłe telefonicznie. Każdy obiekt ma w grafiku wpisaną zastępczynię, która była tam przynajmniej raz na szkoleniu. Pracownice potwierdzają rozpoczęcie pracy w telefonie, a koordynatorka o ustalonej godzinie dostaje listę obiektów bez potwierdzenia. W razie braku dzwoni do pracownicy, potem do zastępczyni, a klienta uprzedza, zanim ten zdąży zauważyć.

Jak ułożyć planowanie krok po kroku

1. Karta każdego obiektu. Zakres, godziny, dostęp, plan pomieszczeń, uwagi.
2. Normy czasu. Ile godzin potrzeba na obiekt przy danym zakresie. Podstawa grafiku i wyceny.
3. Stała obsada i zastępcy.
4. Trasy. Obiekty jednej osoby blisko siebie, żeby nie tracić czasu na przejazdy.
5. Jeden kanał zgłaszania nieobecności z ustaloną godziną.
6. Potwierdzanie obecności.
7. Kalendarz prac okresowych na cały rok.
8. Plan kontroli z listą punktów i zdjęciami.

Jak przygotować listę punktów kontrolnych, opisuje artykuł checklista realizacji zlecenia.

Zlecenia jednorazowe obok stałych

Sprzątanie po remoncie, przed otwarciem, po wydarzeniu. Zlecenia jednorazowe są dobrze płatne i często prowadzą do umowy stałej, ale rozbijają grafik, jeśli wykonują je osoby ze stałych obiektów. Sprawdza się osobna, mobilna ekipa do prac jednorazowych i okresowych, która w spokojniejsze dni pełni rolę rezerwy na zastępstwa. Każde takie zlecenie powinno mieć kartę z zakresem, wyceną godzin i rozliczeniem po wykonaniu.

Wdrożenie nowej osoby na obiekt

Przy dużej rotacji sprawne wprowadzenie nowego pracownika decyduje o jakości. Pierwszy dzień na obiekcie z osobą, która go zna, karta obiektu w telefonie i lista czynności do odhaczenia przez pierwsze tygodnie skracają czas, po którym nowa osoba pracuje samodzielnie. Zasady opisuje artykuł wdrożenie nowego pracownika w firmie usługowej.

Liczby warte śledzenia

• Obiekty bez obsługi w miesiącu, choćby jeden raz.
• Czas znalezienia zastępstwa.
• Godziny faktyczne wobec planowanych na obiekt.
• Prace okresowe wykonane w terminie.
• Wyniki kontroli i liczba reklamacji.
• Rotacja pracowników i czas wdrożenia.

Kiedy arkusz przestaje wystarczać, opisuje artykuł harmonogram pracy zespołu: arkusz czy system, a jak liczyć wynik obiektu tekst rentowność zlecenia. Jakie moduły łączą grafik, godziny i rozliczenia, wyjaśnia przewodnik ERP dla firmy. O umowach, reklamacjach i kontrolach jakości piszemy na stronie CRM dla firm sprzątających i facility. Pozostałe tematy są w bazie wiedzy.