Oferty i wyceny w firmie szkoleniowej

Firmy szkoleniowe często wyceniają według rynkowej stawki za dzień i dopiero po roku odkrywają, że połowa pracy trenera odbywała się poza salą i nikt za nią nie zapłacił. Druga pułapka to oferta, która opisuje program godzina po godzinie, a nie mówi, co zmieni się w pracy uczestników. Organizację całej firmy opisuje strona dla firm szkoleniowych.

Z czego składa się koszt szkolenia

Składnik	Co obejmuje	Często pomijane
Rozpoznanie potrzeb	Rozmowy z zamawiającym i przełożonymi, ankiety	Czas na analizę odpowiedzi
Przygotowanie	Dostosowanie programu, ćwiczeń, przykładów z branży klienta	Każda kolejna runda poprawek programu
Realizacja	Dni szkoleniowe trenera	Drugi trener przy dużej grupie
Logistyka	Dojazd, nocleg, sala, catering, sprzęt lub platforma	Czas dojazdu jako czas pracy
Materiały	Skrypty, licencje, testy, certyfikaty	Koszt na uczestnika przy zmianie liczby osób
Po szkoleniu	Raport, konsultacje, zadania wdrożeniowe	Odpowiadanie na pytania uczestników
Sprzedaż i administracja	Oferty, umowy, faktury, dokumenty do dofinansowań	Czas na oferty przegrane

Scenariusz: stawka dzienna, która nie pokrywała pracy

Scenariusz jest zmyślony. Firma prowadząca szkolenia z obsługi klienta i sprzedaży, z trzema trenerami na stałe, wyceniała każde szkolenie zamknięte jedną stawką za dzień. Klienci chętnie prosili o „dopasowanie do naszej specyfiki”, a firma chętnie się zgadzała.

Właścicielka zapisała przez kwartał czas przy każdym zleceniu. Wyszło, że na jeden dzień szkoleniowy przypadało średnio półtora dnia pracy niewidocznej: rozmowy z działem HR, przerabianie ćwiczeń, dojazdy, raport. Przy zleceniach z rozbudowanym dostosowaniem było to nawet trzy dni. Stawka dzienna, która na papierze wyglądała dobrze, po podzieleniu przez wszystkie dni pracy dawała marżę bliską zera.

Firma zmieniła sposób ofertowania. W ofercie pojawiły się trzy poziomy: program standardowy, program z przykładami z branży klienta i program projektowany na zamówienie z diagnozą. Każdy z inną ceną i jasno opisanym nakładem przygotowania. Klienci częściej wybierali poziom środkowy, a prośby o dodatkowe poprawki miały od tej pory cennik. Scenariusz pokazuje, że problemem nie była wysokość stawki, tylko niewidoczna praca wliczona w nią za darmo.

Szkolenie otwarte: rachunek terminu

1. Koszty stałe terminu. Trener, sala, promocja, obsługa. Niezależne od liczby osób.
2. Koszty zmienne na uczestnika. Materiały, catering, certyfikat, prowizje.
3. Cena biletu.
4. Minimalna liczba uczestników. Koszty stałe podzielone przez cenę pomniejszoną o koszty zmienne.
5. Data decyzji. Dzień, do którego termin jest potwierdzany albo przekładany.

Pojęcie progu wyjaśnia hasło punkt rentowności. Termin uruchomiony poniżej progu bywa świadomą decyzją, na przykład dla utrzymania ciągłości, ale powinien być decyzją, a nie niespodzianką po fakturach.

Co powinna zawierać oferta dla klienta firmowego

• Sytuacja i cel. Co klient chce zmienić, jego słowami.
• Efekty. Co uczestnicy będą umieli zrobić, zapisane czasownikami.
• Program w zarysie. Moduły, nie minuty.
• Metody. Proporcja ćwiczeń do wykładu, praca na przykładach klienta.
• Trener. Doświadczenie związane z tematem i branżą.
• Organizacja. Terminy, liczebność grup, forma, wymagania dotyczące sali.
• Po szkoleniu. Co uczestnicy i przełożeni otrzymają.
• Cena w wariantach. Z opisem, czym się różnią.
• Warunki. Zmiana terminu, odwołanie, liczba uczestników, termin ważności.

Zapisy o odwołaniu i zmianie terminu są w tej branży szczególnie ważne. Dzień trenera zarezerwowany i odwołany w ostatniej chwili trudno sprzedać ponownie.

Jak przyspieszyć przygotowanie ofert

• Biblioteka modułów. Opisy tematów z efektami, do składania programu.
• Szablon oferty z sekcjami stałymi i zmiennymi.
• Formularz potrzeb. Krótkie pytania do działu HR przed rozmową.
• Cennik wewnętrzny. Stawki dla poziomów dostosowania, form i wielkości grup.
• Rejestr ofert z datą kontaktu. Decyzje szkoleniowe zapadają długo i łatwo o nich zapomnieć.

Budżety szkoleniowe w firmach są często planowane z wyprzedzeniem, więc oferta odrzucona w październiku może wrócić w styczniu. Warto zapisywać przy kliencie, kiedy planuje kolejny rok. O szablonach pisze artykuł automatyzacja ofertowania.

Po realizacji

Każde szkolenie powinno zostawić zapis: dni pracy zaplanowane i rzeczywiste, ocena uczestników, uwagi zamawiającego, szansa na kolejne zlecenie. Z tych danych powstaje cennik bliższy rzeczywistości i lista klientów, do których warto wrócić. Skąd brać nowe zapytania, opisuje strona pozyskiwanie klientów w firmie szkoleniowej, a prowadzenie relacji strona CRM dla firm szkoleniowych. Zasady sprzedaży zbiera przewodnik sprzedaż i obsługa zapytań, a pozostałe tematy baza wiedzy.