Systemy dla firm szkoleniowych i edukacyjnych

Dwie ścieżki sprzedaży w jednej firmie

Na szkolenie otwarte zapisuje się pojedyncza osoba albo firma wysyła dwóch pracowników. Decyzja jest szybka, a o wyniku przesądza to, czy zainteresowany dostał odpowiedź, termin i prosty sposób zapisu. Szkolenie zamknięte zaczyna się od zapytania działu personalnego albo kierownika. Dalej jest rozmowa o potrzebach, propozycja programu, wybór trenera, oferta, często porównanie z dwiema innymi firmami i ustalanie terminu.

Po sprzedaży obie ścieżki spotykają się w logistyce: sala albo platforma, trener, materiały, lista uczestników, catering, certyfikaty, ankiety, faktura. Każdy termin to mały projekt, a w miesiącu bywa ich kilkanaście.

Gdzie firmy szkoleniowe tracą pieniądze

• Zapytania o szkolenia zamknięte czekają. Oferta wymaga programu, program wymaga trenera, a trener jest na sali. Klient w tym czasie dostaje dwie inne propozycje.
• Brak pamięci o uczestnikach. Osoba, która skończyła pierwszy poziom, nie dostaje informacji o drugim.
• Terminy odwoływane w ostatniej chwili. O tym, że grupa się nie zebrała, wiadomo tydzień przed, gdy sala jest już opłacona.
• Logistyka w arkuszach. Listy uczestników, zamówienia i ustalenia z trenerem są w osobnych plikach, które prowadzi jedna osoba.
• Ankiety, których nikt nie czyta. Oceny leżą w segregatorze albo w formularzu i nie wpływają na dobór trenerów ani programów.
• Stali klienci bez opiekuna. Firma, która zamówiła trzy szkolenia w zeszłym roku, w tym roku nie dostała żadnej propozycji.

Sprzedaż: zapisy i oferty

Zapis na szkolenie otwarte powinien od razu tworzyć uczestnika przypisanego do terminu i do firmy, z informacją o płatności. Osoby, które pytały o temat, ale się nie zapisały, zostają na liście zainteresowanych i dostają wiadomość o kolejnym terminie.

Zapytanie o szkolenie zamknięte trafia na listę z osobą odpowiedzialną i terminem odpowiedzi. Ofertę przyspiesza biblioteka gotowych programów i modułów, z których handlowiec składa propozycję bez angażowania trenera na pierwszym etapie. Po wysłaniu oferty system pilnuje kolejnych kontaktów. Zasady tej pracy opisuje przewodnik sprzedaż i obsługa zapytań.

Z czego składa się system

Moduł	Co prowadzi
Firmy i osoby	Historia zamówień, uczestnicy, osoby decyzyjne, ustalenia
Katalog szkoleń	Programy, moduły, poziomy, ceny, trenerzy prowadzący dany temat
Terminy i grupy	Liczba zapisanych i opłaconych, próg opłacalności, miejsce
Trenerzy	Dostępność, stawki, oceny z ankiet, umowy
Logistyka terminu	Lista kroków: sala, materiały, catering, sprzęt, lista obecności
Dokumenty	Certyfikaty, zaświadczenia, faktury, dokumenty do dofinansowań
Ankiety	Oceny według szkolenia i trenera, uwagi uczestników

Lista kroków dla terminu jest dobrym przykładem procesu, który warto spisać raz i uruchamiać automatycznie. Jak to zrobić, opisuje przewodnik procesy i SOP.

Tydzień koordynatora przed i po

Bez systemu koordynator przepisuje zgłoszenia z poczty do arkusza, wysyła potwierdzenia z szablonu wklejanego ręcznie i dzwoni do trenera, żeby potwierdzić termin. Dzień przed szkoleniem drukuje listę i sprawdza, kto zapłacił. Po szkoleniu wypisuje certyfikaty, uzupełniając nazwiska jedno po drugim.

Z systemem zgłoszenie samo trafia do grupy, a uczestnik dostaje potwierdzenie i fakturę. Na ekranie terminu widać, czego brakuje: nieopłacone miejsca, niepotwierdzona sala, brak materiałów. Certyfikaty powstają z listy obecności jednym poleceniem, a ankieta wychodzi po zakończeniu zajęć. Koordynator zajmuje się wyjątkami i rozmowami z klientami.

Automatyzacje wokół terminu

• potwierdzenie zapisu z fakturą i informacjami organizacyjnymi,
• przypomnienia przed szkoleniem dla uczestników i trenera,
• ostrzeżenie, gdy termin jest poniżej progu opłacalności,
• wiadomość o nowym terminie do osób z listy zainteresowanych,
• certyfikaty i ankieta po zakończeniu,
• propozycja kolejnego poziomu po kilku tygodniach,
• zadanie rozmowy ze stałym klientem przed okresem planowania budżetu szkoleń.

O tym, które czynności oddać automatom, a które zostawić ludziom, piszemy w przewodniku automatyzacja i AI. Skąd przychodzą uczestnicy i ile kosztuje ich pozyskanie, pomaga ustalić przewodnik marketing z pomiarem.

Od czego zacząć

Zróbcie zestawienie terminów z ostatniego półrocza: liczba uczestników, przychód, koszty, wynik. Zwykle okazuje się, że kilka tematów utrzymuje resztę oferty. Drugie ćwiczenie to lista firm, które zamawiały szkolenia rok temu i nie wróciły. Obie listy powstają w jeden dzień i mówią, czy większy problem leży w sprzedaży, czy w organizacji.

Jak wygląda budowa takiego narzędzia, opisuje strona CRM i ERP na miarę. Pozostałe przewodniki zebraliśmy w bazie wiedzy. Podobną logistykę terminów mają agencje eventowe.