Systemy dla hurtowni i dystrybucji

Jak wygląda sprzedaż w hurtowni

Nowy odbiorca pyta o asortyment, ceny i minimalne ilości. Często prosi o próbki albo zamówienie testowe. Jeśli towar się sprawdzi, zaczyna zamawiać regularnie i negocjuje warunki: ceny, termin płatności, limit kredytu kupieckiego. Od tej chwili ważniejsze od pozyskania jest utrzymanie: dostępność, terminowe dostawy, szybka odpowiedź na pytanie o status.

Po drugiej stronie są dostawcy, czasem zagraniczni, z długimi terminami i minimalnymi partiami. Hurtownia musi zamawiać z wyprzedzeniem towar, który dopiero sprzeda, więc każdy błąd w prognozie zamraża pieniądze albo kończy się brakiem.

Gdzie hurtownia traci marżę

1. Zamówienia przepisywane z maili i telefonów. Handlowcy zajmują się wprowadzaniem danych zamiast sprzedażą, a pomyłki wracają jako reklamacje.
2. Ceny i warunki w głowach. Ten sam klient ma inne ustalenia u dwóch handlowców.
3. Próbki bez dalszego ciągu. Wysłano, nikt nie zapytał, co klient o nich sądzi.
4. Ciche odejścia. Odbiorca zmniejsza zamówienia, a firma zauważa to po pół roku w rocznym zestawieniu.
5. Należności bez kontroli przy zamówieniu. Towar wyjeżdża do klienta, który ma trzy faktury po terminie.
6. Zakupy na wyczucie. Część asortymentu zalega, a najlepiej rotujące pozycje się kończą.

Od zapytania do stałego odbiorcy

Zapytanie od nowej firmy trafia do opiekuna z informacją, o jaki asortyment chodzi. Wysyłka próbek jest zapisana przy kliencie i tworzy zadanie kontaktu po kilku dniach. Oferta powstaje z cennika z uwzględnieniem grupy cenowej, a handlowiec widzi marżę przed wysłaniem.

Dobrze sprawdza się akceptacja zamówienia przez link. W hurtowni tkanin, z którą pracowaliśmy, klient dostaje zamówienie z pozycjami i danymi technicznymi, sprawdza je i potwierdza jednym kliknięciem. Znika spór o to, co zostało ustalone, a zamówienie od razu ma numer i status. Budowę tej części opisuje przewodnik CRM na miarę.

Moduły systemu dla hurtowni

Moduł	Co prowadzi
Odbiorcy	Osoby, warunki, grupa cenowa, limit, rytm zamówień, opiekun
Katalog i cenniki	Asortyment z parametrami, ceny podstawowe i indywidualne, dostępność
Próbki	Co wysłano, komu, kiedy i z jakim wynikiem
Oferty i zamówienia	Pozycje, marża, akceptacja klienta, status realizacji
Dostawcy i zakupy	Zamówienia, terminy, minimalne partie, towar w drodze
Należności	Faktury po terminie widoczne przy przyjmowaniu zamówienia, przypomnienia
Raporty	Marża na kliencie i grupie towarów, rotacja, klienci ze spadkiem zakupów

Stany i dokumenty magazynowe mogą zostać w dotychczasowym programie, jeśli da się z niego pobierać dane. Jak rozdzielić zadania między systemy, wyjaśnia przewodnik ERP dla małej i średniej firmy.

Dzień handlowca przed i po

Bez systemu handlowiec zaczyna od skrzynki: zamówienia do przepisania, pytania o dostępność, prośby o fakturę. Dzwoni na magazyn, żeby sprawdzić stan. Na rozmowy z klientami, którzy dawno nie zamawiali, czasu nie zostaje. O zaległościach klienta dowiaduje się od księgowej, gdy towar już pojechał.

Z systemem powtarzalne zamówienia klienci składają sami albo potwierdzają przez link. Handlowiec widzi listę zadań: trzech odbiorców z przerwą dłuższą niż zwykle, dwie wysyłki próbek do omówienia, jedną ofertę bez odpowiedzi. Przy każdym kliencie ma stany, ceny i należności na jednym ekranie.

Automatyzacje w hurtowni

• potwierdzenie zamówienia i powiadomienia o wysyłce,
• zadanie kontaktu po wysłaniu próbek,
• sygnał o odbiorcy, który zamawia rzadziej niż zwykle,
• blokada albo ostrzeżenie przy zamówieniu od klienta z zaległościami,
• przypomnienia o płatnościach,
• propozycja zamówienia do dostawcy przy stanie poniżej minimum,
• cotygodniowe zestawienie sprzedaży i marży dla właściciela.

Które liczby oglądać regularnie, opisuje przewodnik dane i decyzje.

Od czego zacząć

Zróbcie listę odbiorców z ostatnich dwóch lat i zaznaczcie tych, którzy w ostatnim kwartale kupili wyraźnie mniej niż rok wcześniej. To gotowa lista rozmów na najbliższy miesiąc. Drugi krok to spisanie wszystkich indywidualnych ustaleń cenowych w jednym miejscu.

Jak wygląda wdrożenie, opisuje strona CRM i ERP na miarę. Wszystkie przewodniki są w bazie wiedzy. Pokrewne zagadnienia mają sklepy internetowe i firmy produkcyjne.