ERP dla hurtowni

Hurtownia zarabia na obrocie i sprawności. Marża na pojedynczej pozycji jest niewielka, więc o wyniku decyduje to, czy towar jest dostępny, gdy klient go chce, czy nie zalega na półkach miesiącami i czy odbiorcy płacą w terminie. Wszystkie trzy rzeczy wymagają danych, których nie da się utrzymać w arkuszach. Jak wygląda organizacja całej firmy, opisuje strona dla hurtowni.

Obieg, który system musi objąć

Etap	Co robi system	Co się dzieje bez niego
Zamówienie odbiorcy	Zapisuje pozycje z ceną właściwą dla klienta, rezerwuje towar	Ceny z pamięci, ten sam towar obiecany dwóm klientom
Sprawdzenie odbiorcy	Pokazuje limit i zaległości	Towar wydany firmie z rosnącym długiem
Kompletacja i wydanie	Lista do zebrania według lokalizacji, dokument wydania	Szukanie towaru, pomyłki w ilościach
Faktura	Powstaje z wydania	Przepisywanie, różnice między wydaniem a fakturą
Uzupełnienie zapasu	Proponuje zamówienie u dostawcy według sprzedaży i stanów minimalnych	Braki towarów chodliwych, nadmiar wolnych
Przyjęcie dostawy	Porównuje dostawę z zamówieniem, aktualizuje stan i cenę zakupu	Rozbieżności wykrywane przy inwentaryzacji
Płatność	Śledzi terminy, przypomina, pokazuje zaległości	Należności znane z wyciągu bankowego

Na co patrzeć przy wyborze

• Cenniki i rabaty. Czy system obsłuży indywidualne ceny, progi ilościowe i promocje bez obejść.
• Jednostki i opakowania. Sztuki, kartony, palety, metry. Przeliczenia bez ręcznej pracy.
• Rezerwacje. Towar przypisany do zamówienia, zanim zostanie wydany.
• Partie, serie i terminy ważności, jeśli branża tego wymaga.
• Lokalizacje w magazynie i praca z czytnikiem.
• Zamówienia do dostawców z podpowiedzią ilości.
• Limity kredytowe i blokady.
• Połączenia: sklep, panel odbiorców, kurierzy, księgowość, faktury elektroniczne.
• Raporty: rotacja, marża na pozycji i odbiorcy, zaleganie.

Scenariusz: stan, któremu nikt nie ufał

Scenariusz jest zmyślony. Hurtownia artykułów elektrycznych z magazynem liczącym kilka tysięcy pozycji pracowała w programie do faktur z prostą ewidencją. Stany rozjeżdżały się z rzeczywistością, bo przyjęcia dostaw wprowadzano z opóźnieniem, a zwroty i uszkodzenia bywały pomijane.

Handlowcy przestali ufać ekranowi. Przed potwierdzeniem zamówienia dzwonili do magazynu, a magazynier szedł sprawdzić półkę. Przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie zajmowało to jednej osobie większość dnia. Mimo to zdarzało się, że klient przyjeżdżał po towar, którego nie było, a jednocześnie w kącie magazynu leżały palety kabla zamówionego dwukrotnie.

Hurtownia wybrała gotowy program magazynowo-sprzedażowy średniej klasy. Przed uruchomieniem przeprowadziła pełną inwentaryzację i nadała lokalizacje. Przyjęcia i wydania są od tej pory potwierdzane czytnikiem, a rezerwacja powstaje w chwili zapisania zamówienia. Po trzech miesiącach telefony do magazynu ustały. Raport rotacji pokazał kilkadziesiąt pozycji bez sprzedaży od roku, które wyprzedano po obniżonej cenie.

Gotowy pakiet czy system na miarę

W handlu hurtowym pakiety pudełkowe mają przewagę: magazyn, zakupy, sprzedaż i księgowość są w nich dopracowane przez lata i zgodne z przepisami. Budowanie tego od zera rzadko ma sens. Miejscem na rozwiązania dopasowane jest to, co hurtownię wyróżnia:

• Panel zamówień dla odbiorców z ich cenami i historią.
• Narzędzie dla przedstawicieli z planem wizyt i notatkami.
• Sygnały o odbiorcach, którzy zamawiają rzadziej.
• Nietypowe zasady cenowe albo konfiguracja produktu.
• Próbki i wzorniki z kontrolą zwrotów.

Taki układ, sprawdzony rdzeń i dopasowana warstwa wokół klienta, opisuje porównanie ERP pudełkowy czy ERP modułowy na miarę.

Wdrożenie w hurtowni: czego nie pomijać

1. Porządek w kartotekach. Jedna pozycja, jeden kod. Bez powtórzeń i opisów w trzech wersjach.
2. Inwentaryzacja przed startem. System z błędnymi stanami od pierwszego dnia traci zaufanie.
3. Lokalizacje. Nawet proste oznaczenie regałów skraca kompletację.
4. Cenniki. Spisane i wprowadzone, a nie odtwarzane z pamięci handlowców.
5. Dyscyplina dokumentów. Każde przyjęcie i wydanie w dniu zdarzenia.
6. Start poza sezonem.
7. Szkolenie magazynu, a nie tylko biura.

Ile trwają takie wdrożenia i co je wydłuża, opisuje artykuł ile trwa wdrożenie CRM i ERP.

Liczby, które system powinien dawać

• Rotacja zapasu ogółem i według grup.
• Pozycje bez ruchu od ustalonego czasu.
• Braki: zamówienia, których nie zrealizowano w całości.
• Marża na pozycji, grupie i odbiorcy.
• Należności po terminie według odbiorców.
• Czas od zamówienia do wydania.

Jak wybrać z nich zestaw na co dzień, podpowiada przewodnik dane i decyzje. Podstawy systemów tej klasy wyjaśnia przewodnik ERP dla firmy, a czy to już moment na zmianę, podpowie test: czy potrzebujesz ERP. O relacjach z odbiorcami i sygnałach spadku zamówień piszemy na stronie CRM dla hurtowni. Pozostałe tematy są w bazie wiedzy.