Systemy dla nieruchomości i deweloperów

Dwa modele, jeden problem

Biuro pośrednictwa ma dwóch klientów jednocześnie: właściciela, który powierza nieruchomość, i kupującego albo najemcę. Musi pozyskiwać oferty, dbać o relację z właścicielem i kojarzyć jego nieruchomość z osobami, które szukają. Deweloper ma skończoną pulę lokali w inwestycji, biuro sprzedaży i proces od pierwszej wizyty do przekazania kluczy, który trwa nieraz dwa lata.

W obu modelach wspólne jest to samo: wiele zapytań z kilku źródeł, długi czas decyzji i wysoka wartość pojedynczej transakcji. Każdy zgubiony kontakt kosztuje więc dużo, a gubi się ich sporo.

Gdzie przepadają transakcje

• Zapytania z portali w skrzynkach doradców. Kierownik nie wie, ile ich było ani na ile odpowiedziano.
• Odpowiedź następnego dnia. Klient pyta wieczorem o trzy mieszkania. Rano rozmawia z tym, kto oddzwonił pierwszy.
• Kontakt kończy się po prezentacji. Klient obejrzał, miał się odezwać i zniknął.
• Baza poszukujących nie pracuje. Nowa oferta trafia na portal, zamiast najpierw do osób, które szukały właśnie takiej.
• Właściciel bez informacji. Nie wie, ile było zapytań i prezentacji, więc po trzech miesiącach zmienia biuro.
• U dewelopera: rezerwacje bez terminu. Lokal jest zablokowany dla klienta, który przestał odbierać telefon.

Pierwsza godzina po zapytaniu

System zbiera zapytania ze wszystkich źródeł, rozpoznaje, czy osoba jest już w bazie, i przydziela ją doradcy. Klient dostaje krótką wiadomość z nazwiskiem opiekuna i propozycją terminu rozmowy. Doradca widzi, o którą ofertę chodzi, oraz inne, o które ta osoba pytała wcześniej.

W rozmowie doradca zapisuje kryteria: lokalizacja, metraż, budżet, sposób finansowania, termin. Od tej chwili system potrafi sam wskazać pasujące oferty i przypomnieć o kontakcie. Ogólne zasady tej pracy opisuje przewodnik sprzedaż i obsługa zapytań.

Elementy systemu w biurze i u dewelopera

Element	Biuro pośrednictwa	Deweloper
Baza	Nieruchomości i ich właściciele	Lokale w inwestycjach ze statusem i ceną
Klienci	Kryteria poszukiwań, dopasowane oferty	Zainteresowanie lokalem, zdolność finansowa
Etapy	Zapytanie, prezentacja, negocjacje, umowa	Wizyta, rezerwacja, umowa, wpłaty, odbiór
Druga strona	Raport dla właściciela z zapytań i prezentacji	Zmiany lokatorskie, zgłoszenia usterek
Raporty	Skuteczność doradców i źródeł	Tempo sprzedaży, źródła, przyczyny rezygnacji

Biuro pośrednictwa najczęściej zostaje przy programie branżowym i dobudowuje to, czego w nim brakuje. Deweloper częściej potrzebuje rozwiązania dopasowanego do własnego procesu sprzedaży i obsługi posprzedażowej. Jak podjąć tę decyzję, opisują przewodniki CRM na miarę i wybór wykonawcy wdrożenia.

Poniedziałek kierownika sprzedaży przed i po

Bez wspólnego systemu kierownik pyta doradców, co się dzieje, i słyszy, że jest kilku poważnych klientów. Nie wie, ile zapytań przyszło w weekend. Prognozę sprzedaży opiera na przeczuciu. O tym, że doradca odchodzi razem ze swoimi kontaktami, dowiaduje się po fakcie.

Z systemem widzi zapytania z weekendu i czas pierwszej odpowiedzi, listę klientów po prezentacji bez zaplanowanego kontaktu oraz rezerwacje, którym kończy się termin. Rozmowa z zespołem dotyczy konkretnych osób i następnych kroków. Jak ułożyć taki widok, opisuje przewodnik dane i decyzje.

Automatyzacje, które pomagają

• przydział zapytania doradcy i natychmiastowe potwierdzenie dla klienta,
• przypomnienie o prezentacji z adresem i danymi doradcy,
• zadanie kontaktu dzień po prezentacji,
• powiadomienie doradcy o nowej ofercie pasującej do kryteriów jego klientów,
• comiesięczny raport dla właściciela nieruchomości,
• ostrzeżenie o kończącej się rezerwacji lokalu,
• przypomnienia o terminach wpłat z harmonogramu.

Od czego zacząć

Policzcie zapytania z ostatniego miesiąca ze wszystkich źródeł i sprawdźcie, przy ilu z nich jest zapisany jakikolwiek dalszy krok. Sama ta liczba zwykle wystarcza, żeby zobaczyć skalę strat. Drugi krok to reguła przydziału zapytań i jedna wspólna lista, nawet w prostym narzędziu.

O budowie rozwiązań pod własny proces piszemy na stronie CRM i ERP na miarę. Wszystkie przewodniki są w bazie wiedzy, a pokrewne problemy z długą sprzedażą mają firmy budowlane.