Koszt godziny pracy pracownika: jak liczyć

Firma usługowa sprzedaje czas ludzi, więc koszt godziny jest dla niej tym, czym koszt zakupu towaru dla sklepu. Sklep, który nie zna ceny zakupu, nie wie, czy zarabia. Firma usługowa bez tej liczby jest w tej samej sytuacji, tylko mniej to widać. Jak koszt pracy łączy się z rachunkiem zleceń, opisuje przewodnik ERP dla firmy.

Trzy różne godziny

Rodzaj godziny	Co oznacza	Przykład
Opłacona	Godzina, za którą firma płaci pracownikowi	Wszystkie godziny etatu w roku, razem z urlopem i świętami
Przepracowana	Godzina, w której pracownik faktycznie był w pracy	Opłacone minus urlop, święta, zwolnienia
Sprzedana	Godzina przypisana do zlecenia, za które płaci klient	Przepracowane minus dojazdy, przestoje, szkolenia, sprawy wewnętrzne

Firma płaci za pierwszą, a zarabia tylko na trzeciej. Cały rachunek polega na przejściu od jednej do drugiej.

Rachunek w czterech krokach

Krok 1. Pełny roczny koszt zatrudnienia

• Wynagrodzenie brutto za dwanaście miesięcy.
• Koszty pracodawcy ponad brutto: składki i fundusze.
• Premie, dodatki, nadgodziny.
• Sprzęt, narzędzia, odzież, oprogramowanie.
• Szkolenia, badania, benefity.
• Samochód i paliwo, jeśli dotyczy.

Dokładne wartości składek zależą od formy zatrudnienia i aktualnych przepisów, dlatego warto wziąć je od księgowej, a nie z pamięci.

Krok 2. Godziny przepracowane w roku

Od rocznego wymiaru czasu pracy odejmij dni urlopu, święta przypadające w dni robocze i przeciętną liczbę dni zwolnień. Zostaje liczba godzin, w których pracownik jest dostępny.

Krok 3. Godziny sprzedane

Od godzin przepracowanych odejmij czas, który nie trafia na zlecenia. Jedynym rzetelnym źródłem tej liczby jest zapis czasu. Jak go prowadzić bez biurokracji, opisuje artykuł ewidencja czasu pracy na zleceniach.

Krok 4. Dzielenie

Koszt godziny sprzedanej = pełny roczny koszt zatrudnienia podzielony przez godziny sprzedane w roku.

Przykład z liczbami

Liczby są zmyślone i zaokrąglone. Służą pokazaniu mechanizmu, a nie aktualnych stawek. Firma serwisująca urządzenia chłodnicze liczy koszt godziny serwisanta.

Pozycja (przykład)	Wartość
Wynagrodzenie brutto rocznie	96 000 zł
Koszty pracodawcy ponad brutto, przyjmijmy	19 700 zł
Narzędzia, odzież, telefon, szkolenia	6 300 zł
Samochód serwisowy i paliwo	30 000 zł
Pełny koszt roczny	152 000 zł
Godziny opłacone w roku	2 000
Urlop, święta, zwolnienia	320
Godziny przepracowane	1 680
Dojazdy, magazyn, szkolenia, przestoje	530
Godziny sprzedane	1 150

Sposób liczenia (przykład)	Koszt godziny
Pensja brutto przez godziny opłacone	48 zł
Pełny koszt przez godziny opłacone	76 zł
Pełny koszt przez godziny przepracowane	90 zł
Pełny koszt przez godziny sprzedane	132 zł

Ten sam pracownik kosztuje w tym przykładzie 48 albo 132 zł za godzinę, zależnie od sposobu liczenia. Właściciel, który wycenia robociznę na 90 zł, przekonany, że ma dużą marżę na pensji, w rzeczywistości dopłaca do każdej godziny sprzedanej. A w rachunku nie ma jeszcze biura, księgowości ani jego własnego czasu.

Od kosztu godziny do stawki dla klienta

1. Koszt godziny sprzedanej. Z rachunku powyżej.
2. Narzut kosztów ogólnych. Roczne koszty stałe firmy podzielone przez wszystkie godziny sprzedane przez zespół.
3. Zysk. To, co ma zostać w firmie.
4. Stawka minimalna. Suma trzech pozycji. Poniżej tej kwoty każda godzina pogarsza wynik.

W przykładzie wyżej, jeśli koszty ogólne dodają, powiedzmy, 40 zł na godzinę sprzedaną, to granica opłacalności leży przy 172 zł, zanim pojawi się jakikolwiek zysk. Rachunek całej firmy wyjaśnia hasło punkt rentowności.

Co najbardziej wpływa na koszt godziny

Czynnik	Skutek	Co można zrobić
Udział godzin sprzedanych	Największy wpływ. Mniej godzin na zleceniach podnosi koszt każdej	Lepsze planowanie tras, mniej przestojów, mniej pracy administracyjnej u wykonawców
Dojazdy	Czas opłacony, często niefakturowany	Planowanie rejonami, opłata za dojazd
Poprawki	Godziny przepracowane dwa razy, sprzedane raz	Listy kontrolne, jasny zakres
Przestoje sezonowe	Koszt stały przy mniejszej sprzedaży	Prace uzupełniające poza sezonem, elastyczne formy współpracy
Koszty towarzyszące	Samochód i sprzęt potrafią dodać sporą część pensji	Świadome uwzględnienie w stawce

Podniesienie udziału godzin sprzedanych działa mocniej niż oszczędzanie na pensjach. W przykładzie przesunięcie stu godzin rocznie z dojazdów na zlecenia obniża koszt godziny o ponad 10 zł.

Do czego używać tej liczby

• Wycena. Robocizna liczona od rzeczywistego kosztu, nie od pensji.
• Rentowność zleceń. Godziny zlecenia razy koszt godziny dają koszt pracy. Dalej prowadzi artykuł rentowność zlecenia: jak ją liczyć.
• Decyzja o zatrudnieniu. Ile godzin nowa osoba musi sprzedać, żeby na siebie zarobić.
• Pracownik czy podwykonawca. Stawka podwykonawcy porównana z kosztem godziny sprzedanej, a nie z pensją.
• Rozmowa o podwyżce. O ile zmieni się koszt godziny i stawka minimalna.
• Cennik. Uzasadnienie zmiany cen, opisane w tekście jak podnieść ceny usług bez utraty klientów.

Typowe błędy

• Dzielenie pensji przez 160 lub 168 godzin. Najczęstszy i najdroższy błąd.
• Pomijanie kosztów pracodawcy.
• Zakładanie, że cały czas pracy trafia na zlecenia.
• Jedna stawka dla wszystkich. Starszy specjalista i pomocnik mają inny koszt.
• Liczenie raz na zawsze. Pensje, składki i wykorzystanie czasu się zmieniają. Rachunek warto powtarzać co roku.
• Brak czasu właściciela w kosztach.

Co dalej

Koszt godziny staje się użyteczny, gdy łączy się z godzinami zapisanymi przy zleceniach. Jakie elementy systemu to umożliwiają, opisuje artykuł moduły ERP dla firmy usługowej. O rachunku kosztów pracy w Twojej firmie można porozmawiać na bezpłatnej konsultacji. Pozostałe przewodniki są w bazie wiedzy.