Punkt rentowności firmy usługowej: jak policzyć

Pytanie „ile musimy sprzedać, żeby miesiąc nie był stratny” wydaje się podstawowe, a wielu właścicieli nie zna na nie odpowiedzi. Znają koszty mniej więcej, przychód mniej więcej i czują, kiedy jest dobrze. Punkt rentowności zamienia to odczucie w liczbę. Samo pojęcie i wzór wyjaśnia hasło punkt rentowności, a dobór wskaźników przewodnik dane i decyzje. Tutaj liczymy go krok po kroku dla firmy usługowej.

Krok 1. Podziel koszty

Koszty stałe	Koszty zmienne
Wynagrodzenia zespołu etatowego z kosztami pracodawcy	Materiały zużywane na zleceniach
Wynagrodzenie właściciela	Podwykonawcy rozliczani za zlecenie
Czynsz, media, internet	Paliwo i dojazdy do klientów
Leasingi i raty	Prowizje od sprzedaży
Księgowość, ubezpieczenia, oprogramowanie	Opłaty za płatności, przesyłki
Stały budżet marketingowy	Wynajem sprzętu na konkretne zlecenie

Podział nie musi być idealny. Pozycje mieszane, na przykład paliwo, można przypisać tam, gdzie jest ich większa część. Ważne, żeby zrobić to raz i liczyć tak samo co miesiąc.

Krok 2. Policz marżę pokrycia

Marża pokrycia to część przychodu, która zostaje po kosztach zmiennych i służy pokryciu kosztów stałych oraz zysku. Jej udział liczy się z kilku ostatnich miesięcy: przychód minus koszty zmienne, podzielone przez przychód. Firma, która z każdych stu złotych sprzedaży wydaje trzydzieści na materiały i podwykonawców, ma udział marży pokrycia równy siedmiu dziesiątym.

Krok 3. Podziel koszty stałe przez udział marży

Punkt rentowności = miesięczne koszty stałe podzielone przez udział marży pokrycia.

Wynik jest przychodem, który trzeba osiągnąć, żeby wyjść na zero. Każda złotówka powyżej zostawia w firmie tyle, ile wynosi udział marży pokrycia.

Przykład z liczbami

Liczby są zmyślone i służą pokazaniu rachunku. Firma zajmująca się projektowaniem i montażem oświetlenia w lokalach usługowych zatrudnia siedem osób.

Pozycja miesięczna (przykład)	Wartość
Wynagrodzenia z kosztami pracodawcy, łącznie z właścicielem	68 000 zł
Biuro, magazyn, media	7 500 zł
Samochody: leasing i ubezpieczenia	6 000 zł
Księgowość, oprogramowanie, marketing, pozostałe	8 500 zł
Koszty stałe razem	90 000 zł
Średni przychód z ostatnich sześciu miesięcy	162 000 zł
Koszty zmienne: oprawy, osprzęt, podwykonawcy, paliwo	64 800 zł
Marża pokrycia	97 200 zł
Udział marży pokrycia	sześć dziesiątych
Punkt rentowności	150 000 zł

W tym przykładzie firma sprzedaje średnio za 162 000 zł, a próg leży przy 150 000 zł. Zapas wynosi 12 000 zł przychodu, czyli wystarczy jedno przesunięte zlecenie, żeby miesiąc był stratny. Właściciel uważał dotąd, że firma „ma się nieźle”, bo konto nie było puste. Liczba pokazała, jak cienki jest margines.

Próg w innych jednostkach

Jednostka	Jak przeliczyć	W przykładzie
Zlecenia	Próg podzielony przez średnią wartość zlecenia	Przy średnim zleceniu 12 500 zł: dwanaście zleceń miesięcznie
Dzień miesiąca	Próg podzielony przez średni przychód dzienny	Firma zaczyna zarabiać w okolicach ostatnich dni miesiąca
Godziny	Koszty stałe podzielone przez marżę na godzinie sprzedanej	Zależy od stawki i kosztów zmiennych na godzinę

Przeliczenie na zlecenia lub godziny jest przydatne dla zespołu. „Potrzebujemy dwunastu zleceń, żeby pokryć koszty” rozumie każdy. Jak wyznaczyć koszt i marżę godziny, opisuje artykuł koszt godziny pracy pracownika.

Co się stanie, jeśli: cztery symulacje

Największa wartość progu to sprawdzanie decyzji przed ich podjęciem. Poniżej te same przykładowe liczby w czterech wariantach.

Decyzja (przykład)	Co się zmienia	Nowy próg	Wniosek
Zatrudnienie montera, w przykładzie koszt 9 600 zł miesięcznie	Koszty stałe 99 600 zł	166 000 zł	Trzeba sprzedawać o 16 000 zł więcej, żeby wyjść na to samo zero
Podwyżka cen o jedną dwudziestą przy tej samej liczbie zleceń (przykład)	Przychód 170 100 zł, udział marży rośnie do około 0,62	około 145 400 zł	Zapas rośnie ponad dwukrotnie
Rabaty obniżające ceny o jedną dziesiątą (przykład)	Przychód 145 800 zł, udział marży spada do około 0,56	około 162 000 zł	Przy tej samej liczbie zleceń firma jest pod progiem
Mniejsze biuro, w przykładzie oszczędność 3 000 zł	Koszty stałe 87 000 zł	145 000 zł	Efekt podobny do niewielkiej podwyżki cen

Zestawienie pokazuje dwie rzeczy. Nowy etat wymaga konkretnej dodatkowej sprzedaży i warto wiedzieć z góry, skąd ona przyjdzie. A zmiana ceny działa na próg silniej, niż podpowiada intuicja, w obie strony. O podwyżkach piszemy w tekście jak podnieść ceny usług bez utraty klientów.

Jak używać progu na co dzień

• Cel minimalny na miesiąc. Widoczny dla osób odpowiedzialnych za sprzedaż.
• Punkt odniesienia w przeglądzie wyników. O ile przychód był powyżej progu. Przebieg opisuje artykuł jak czytać wyniki firmy co miesiąc.
• Test każdej decyzji o kosztach stałych. Ile dodatkowej sprzedaży wymaga.
• Planowanie sezonu. W których miesiącach firma jest pod progiem i jaka rezerwa jest potrzebna.
• Porównanie z prognozą. Czy sprzedaż spodziewana w kolejnych miesiącach pokrywa próg. Metodę zawiera tekst prognoza sprzedaży w małej firmie.

Ograniczenia i pułapki

• Próg mówi o wyniku, nie o gotówce. Firma powyżej progu może mieć kłopoty z płynnością, gdy klienci płacą późno. Wyjaśnia to hasło cash flow.
• Średnia marża ukrywa różnice. Jeśli zmienia się struktura sprzedaży, udział marży też się zmienia.
• Moce zespołu mają sufit. Próg powyżej tego, co zespół jest w stanie wykonać, oznacza problem z cenami lub kosztami, a nie ze sprzedażą.
• Koszty stałe nie są stałe na zawsze. Rosną skokowo razem z firmą.
• Brak wynagrodzenia właściciela w kosztach. Zaniża próg.
• Liczenie raz i odkładanie do szuflady.

Co dalej

Próg rentowności jest jedną z liczb, które warto mieć na stałym ekranie właściciela obok przychodu, marży i gotówki. Jak dobrać pozostałe, opisuje artykuł KPI dla firmy usługowej. O tym, jak policzyć próg dla Twojej firmy i skąd brać dane, można porozmawiać na bezpłatnej konsultacji. Pozostałe przewodniki są w bazie wiedzy.