ERP dla firmy usługowej: od czego zacząć

Słowo ERP kojarzy się z dużym, drogim projektem na rok. W małej firmie usługowej taki projekt zwykle się nie udaje, bo nikt nie ma czasu opisywać wszystkich procesów naraz. Skuteczniejsza jest droga modułowa. Ogólne zasady opisuje przewodnik ERP dla firmy, a ten tekst odpowiada na pytanie, co zrobić w pierwszym miesiącu.

Krok 1. Ustal, gdzie firma traci

ERP nie jest celem. Jest narzędziem do usunięcia konkretnej straty. Zacznij od listy sytuacji z ostatniego kwartału, które kosztowały pieniądze albo nerwy.

Objaw	Prawdopodobna przyczyna	Moduł, który pomaga
Dwie ekipy umówione na ten sam termin	Harmonogram w kilku miejscach	Planowanie zasobów
Nie wiadomo, na jakim etapie jest zlecenie	Stan zlecenia w głowach ludzi	Obieg zlecenia
Zlecenia kończą się bez zysku	Brak ewidencji godzin i kosztów	Rentowność
Faktury wystawiane z opóźnieniem	Brak sygnału o zakończeniu prac	Rozliczenia
Materiału brakuje w dniu realizacji	Zamówienia robione z pamięci	Zakupy i magazyn
Podwykonawcy rozliczani na podstawie wiadomości	Brak ewidencji zleceń zewnętrznych	Podwykonawcy

Przy każdym objawie zapisz, jak często się zdarza i ile mniej więcej kosztuje. Pierwszy moduł dotyczy pozycji z największym iloczynem. Szybką ocenę daje też narzędzie czy potrzebujesz ERP.

Krok 2. Opisz obieg jednego zlecenia

Zanim powstanie jakikolwiek ekran, trzeba wiedzieć, jak zlecenie przechodzi przez firmę. Wystarczy kartka.

1. Skąd zlecenie się bierze i kto je zapisuje.
2. Jakie informacje są potrzebne, żeby zacząć pracę.
3. Kto przydziela ludzi i na jakiej podstawie.
4. Jakie są etapy realizacji i kto potwierdza każdy z nich.
5. Co oznacza „zakończone” i kto to stwierdza.
6. Kiedy i na jakiej podstawie powstaje faktura.

Jeśli na któreś pytanie pada odpowiedź „różnie”, to właśnie tam system ma coś uporządkować. Jak narysować taki obieg, pokazuje artykuł mapa procesów firmy.

Krok 3. Wybierz wąski zakres pierwszego modułu

Pierwszy moduł ma robić mało, ale dla wszystkich zleceń. Dobry zakres startowy w firmie usługowej to:

• lista zleceń z etapem, terminem i osobą odpowiedzialną,
• karta zlecenia z ustaleniami, plikami i historią,
• kalendarz ludzi lub ekip powiązany ze zleceniami,
• sygnał dla biura, że zlecenie jest gotowe do fakturowania.

Wszystko inne poczeka. Przegląd możliwych modułów zawiera tekst moduły ERP dla firmy usługowej.

Krok 4. Zdecyduj, co z danymi i innymi systemami

• Księgowość zostaje tam, gdzie jest. ERP dla usług nie musi zastępować programu księgowego. Wystarczy, że przekazuje mu dane do faktury.
• Do systemu trafiają zlecenia otwarte. Historia sprzed lat zostaje w archiwum.
• Jedno źródło prawdy. Od dnia startu harmonogram żyje w systemie, a arkusz przestaje być aktualizowany.

Krok 5. Uruchom na części firmy

Zamiast przełączać całą firmę jednego dnia, lepiej zacząć od jednej ekipy albo jednego rodzaju zleceń. Dwa tygodnie pracy na prawdziwych zleceniach pokażą, czego brakuje, zanim błąd dotknie wszystkich.

Przykład: firma serwisująca windy

Przykład jest zmyślony. Firma z czternastoma serwisantami prowadziła przeglądy i naprawy na podstawie arkusza, telefonów i papierowych protokołów. Właściciel chciał „całego ERP”. Lista strat pokazała, że najdroższy jest jeden problem: protokoły z wykonanych napraw wracały do biura po tygodniu albo dwóch, więc faktury wychodziły z takim samym opóźnieniem.

Pierwszy moduł objął tylko obieg zlecenia serwisowego: zgłoszenie, przydział, protokół wypełniany w telefonie na miejscu, sygnał dla biura. Harmonogram przeglądów okresowych doszedł w drugim kroku, rentowność umów serwisowych w trzecim. Każdy krok zaczynał się wtedy, gdy poprzedni był używany bez przypominania. Przykład pokazuje kolejność, a nie spodziewany wynik.

Czego nie robić na starcie

• Nie kupować systemu przed opisaniem obiegu. Narzędzie nie ustali zasad za firmę.
• Nie wdrażać pięciu modułów naraz. Zespół przyswoi jedną zmianę, nie pięć.
• Nie przenosić bałaganu. Nieaktualne dane w nowym systemie są dalej nieaktualne.
• Nie zostawiać starego arkusza „na wszelki wypadek”. Dwa źródła oznaczają brak źródła.
• Nie zaczynać od raportów. Raporty wynikają z danych, a dane z codziennej pracy w systemie.

Po czym poznać, że pierwszy moduł się przyjął

Moment dołożenia kolejnego modułu nie wynika z kalendarza, tylko z zachowania zespołu. Warto sprawdzić cztery rzeczy.

• Wszystkie nowe zlecenia są w systemie. Bez wyjątków „bo to było pilne”.
• Na pytanie o stan zlecenia ludzie otwierają system. Nie dzwonią do kolegi.
• Stary arkusz nie był otwierany od dwóch tygodni.
• Właściciel przestał dopytywać. Odpowiedź widzi na ekranie.

Jeśli któryś z punktów nie jest spełniony, lepiej poprawić pierwszy moduł, niż budować następny. Dokładanie funkcji do narzędzia, z którego zespół korzysta połowicznie, powiększa problem. Ile zwykle trwają kolejne etapy, opisuje tekst ile trwa wdrożenie CRM i ERP.

Co dalej

Jeśli wahasz się między gotowym pakietem a budową po kawałku, pomoże porównanie ERP pudełkowy czy modułowy. Czy to już ten moment, podpowiada artykuł ERP dla małej firmy: kiedy warto. O pierwszym module dla Twojej firmy można porozmawiać na bezpłatnej konsultacji. Pozostałe przewodniki są w bazie wiedzy.